Теперь о настройке счетов в системе. Самая геморройная тема, честно говоря….
Для начала я вам советую, обязательно создать новую базу именно для эксперимента, чтобы попрактиковаться, с лету одолеть это у вас вряд ли получится!
И не забывайте, что я стараюсь дать общее представление, о каких-то тонких настройках вы копайтесь в инструкции уже сами. Ну или путем проб и ошибок. Зато потом на ниве ERP можете смело считать себя спецом!
Итак, если сап у вас открыт, идете в «Администрирование – Выбор компании»
Там выбираете команду «новая» и создаете новую фирму… Страну выбирайте Россия, и план счетов – Определяемы пользователем. Ну язык какой захотите, там выбор большой, я кроме русского другова не знаю :). Не забудьте указать период учета, просто назовите 2010. Ну и нажимайте ОК.
Теперь на несколько часов основным рабочим местом для настройки станет вот это место:
Администрирование - Справочники
И вот здаесь для нас главной формой становится – Счета по умолчанию!!!!!!
Как я уже раньше говорил, сама система это гора таблиц, которая обрабатывает данные в системе. Сердцем системы является план счетов, а вот посредником между документами в системе и сердцем является именно эта форма. То есть когда вы например ввели документ о продаже, для системы это значит, что произошло движение денег, но вот куда эти деньги идут, система спрашивает именно у этой формы. И если информации здесь нету, то она ничего не сохраняет и вас посылает, потому что она просто не знает что делать, куда ей девать эти деньги!
Если еще проще, то эта форма автоматизирует действия…
Есть еще несколько, которые менее важны для системы, но о них немного ниже. Главная именно эта!
Потом второй момент, который необходимо понимать и знать.
Как я уже писал на любом предприятии, любой чих и движение имеет стоимость. Если смотреть на него сверху то это просто, ну в зависимости от размера предприятия, кучка денег. Скажем условно 1000 рублей. Если приблизится еще ближе. То эта кучка денег начинает размыватся, и например делится на четыре части (я условно конечно) касса – 200 рублей, склад 300 рублей, офис 200 рублей, долги клиентов 300 рублей.
Если приблизится еще ближе то окажется что на складе лежит монитор для продажи стоимостью 300 рублей. В офисе не деньги а письменный стол который был куплен за 200 рублей. А клиент денег еще и не собирается платить….
То есть при ближайшем рассмотрении оказывается, что живых денег то всего 200 рублей которые и лежат в кассе. То есть если вы владелец предприятия то для вас на данный момент его ценность составляет 200 рубликов. Но вот если вы решити его продать - предприятие, то его ценность составляет 1000 рублей.
Потому что в нем есть активы, стол в офисе, монитор на складе и долг клиента, который тот может быть еще и вернет!
С другой стороны, стол в офисе, монитор на складе, оказались не случайно? Каким-то образом они туда попали? Конечно, бывают чудеса, открыл глаза, опа и монитор на складе за 300 рубликов. Но я например такого не встречал, то есть в реальной и скучной жизни, приходится немного попотеть, найти поставщика, закупить у него за 200 рублей, потратить на транспортировку пятерку. То есть появляется еще одна не очень приятная часть финансов ОБЯЗАТЕЛЬСТВА.
И если мы теперь снова с высоты кинем взгляд на наше предприятие, уже с учетом обязательств. То картина будет выглядеть несколько иначе. Оказывается за стол поставщикам предприятие так и не заплатило 200 рублей! За монитор было заплачено всего 75 рубликов и должны еще 125. Получается, что если сложить активы с обязательствами, тоесть плюс и минус, то предприятие оказывается на тысячу-то и не тянет. Обломс, но это факт.
Я надеюсь вы понимаете, что таким образом я подвел вас к пониманию, что есть АКТИВЫ (то что есть у нас) и ОБЯЗАТЕЛЬСТВА (то что мы должны). В бухгалтерии немного не совсем так, но мы то врубаемся в ERP, а не бухгалтерию. Поэтому не относящимся к теме определениям я не буду кидается!
Для того, чтобы при пристальном рассмотрении ситуации понять, а как такое могло произойти? Существуют счета, которые эту ситуацию подробно описывают. Называются они Финансовые результаты.
Я надеюсь вы догадались, что таким хировывернутым способом я постарался вас подвести в мысли, что план счетов так своеобразно делится на категории. Но это так сказать глобальные категории, они больше для взгляда сверху, со стороны так сказать…
Есть еще одна система делений, по категориям рассчитанная для использования уже внутри предприятия, жисть она при приближении всяк посложней и многогранней, для учета этих граней существует система категоризации и называется она – СИНТЕТИЧЕСКИЕ СЧЕТА.
Тоесть просто запомните, если счет синтетический, то это категория. Ну а остальное, да что там остальное, остальное это уже аналитические счета, оно и ежу понятно, счета для аналитики, для анализа, если еще проще для понимания…
То есть с правого боку в виде ящиков глабальные категории. Они также отражаются в начале каждого списка. Ну а дальше уже начинаются счета. Синтетические счета отмечены, синим цветом, аналитические черным.
То есть по картинке видно, что что цвета синего цвета группируют несколько цветов черного, простым языком образуют категорию. А с левой стороны подробная информация о выделенном счете.
Задача синтетических счетов более подробная категоризация.
Допустим у вас 2 магазина, в каждом есть касса, в которой есть какие-то деньги. Если вы выберете информацию о счете магазин один – то узнаете, сколько денег в этом магазине. Если перейдете на синтетический счет кассы, то узнаете сколько денег в обоих магазинах. Если перейдете еще выше, на следующий синтетический счет – деньги, то узнаете сколько денег у вас всего с учетом банковских счетов.
Второй важный момент, который обязательно надо учитывать при настройке планов счетов. Это дополнительные данные которые нужны системы. Это четкое определение счетов с денежными средствами, то есть счета с живыми деньгами! И с теми кто эти живые деньги платит или получает. Системе это важно понимать, чтобы иметь четкое представление о ситуации, и не допускать какой ни будь ерунды, это с одной стороны, с другой, не забывайте, мы же настраиваем ERP, а не простой план счетов!
И если упростить ситуации для понимания, то схема примерно следующая. В системе 3 ключевых модуля:
1. Продажи (система) - Активы (план счетов)
2. Закупки (система) – Обязательства (план счетов)
3. Расчеты (система) – Счета денежных средств (план счетов), они на самом деле могут быть и в активах и в обязательствах, но принято их держать в активах, а чего деньги, они либо есть, либо нету, пришли – ушли.
Все остальные глобальные категории, не более чем для определения, почему какие либо действия происходили в главных модулях.
Для этого если вы выделите любой аналитический счет в глабальной категории Активы или Обязательства. В левом нижнем углу, появятся дополнительные значения.
1. Вид счета, ну на это не обращайте внимания. Все равно будет работать.
2. Счет БП, то есть, если вы поставите галочку, то система будет воспринимать как счет который работает с живыми людьми и с которых можно получить живые деньги…
3. Счет денежных средств. Если пометить эту галку, то система будет знать, что здесь реальные деньги и будет этот счет любить особенно сильно! ))
Ну, по-моему, главное сказал, пора и за дело…
Правда, вначале оговорочка, ну это как обычно…
Я могу написать хоть мильон постов, с подробным разжевыванием, куда ткнуть, что как сделать. И даю 100 % гарантию, что 70 % врубятся в тему далеко не сразу! Поэтому главное практика! Практика!!!
Поэтому перед началом этой волнующей операции я советую сделать вот что.
Откройте вашу тестовую базу. Откройте счета по умолчанию, ЗАТЕМ НЕ ЗАКРЫВАЯ ЭТОГО ОКНА, СНОВА НАЖИМАЙТЕ НА ЗНАЧЕК САПА, ЗАПУСТИТСЯ ВТОРОЕ ОКНО СИСТЕМЫ. ТАМ ВЫБЕРИТЕ ДЕМОНСТРАЦИОННУЮ БАЗУ ДАННЫХ И ОТКРОЙТЕ СЧЕТА ПО УМОЛЧАНИЮ!
То есть сделайте вот так:
Для чего это необходимо. Допустим, вы решили сделать следующий план счетов….
Опять оговорка (ну тут ничего не поделаешь… важно однако). Я ни в коем случае не призываю вас нарушать закон, и создавать какие то там схемы которые помогают уйти от налогов. В данный момент я говорю об оперативном учете, чтобы вы могли настроить систему так, которая поможет беглым взглядом понять как дела, найти слабое или наоборот сильное место в работе фирмы. Все ваши вопросы по налогам, сокрытию доходов и иная подобная дребедень, ваше личное дело.
Просто если вы пусть небольшая, но фирма которая ведет коммерческую деятельность, то хотите вы или не хотите, но вам придется выписывать счета, в которых указывать НДС, или накладную, к форме которой у закона есть свои требования. Поэтому я рекомендую согласовать настройку счетов с вашим бухгалтером. Я думаю, что любые дела, которые происходят в вашей фирме, белые, черные или полосатые все равно известны бухгалтеру. Поэтому не стоит стесняться особо то…
По умолчанию, счета в сапе близки по нумерации к нашей бухгалтерии.. Поэтому чтобы, вам с бухгалтером понимать друг друга легко старайтесь важные для нее счета делать похожими понятными для нее.
Например – денежные счета в российской бухгалтерии – касса счет 51, в банке тоже близкий. Поэтому сделайте например так:
Просто в любом случае, хоть пустой баланс вам сдавать, всяк надо, а если у вас там по счету прошло море денег, то этом будет странно, вот задача бухгалтера и привести информацию в понятной для государства форме и приятной для вас. Так пусть она информацию берет из сапа, а в 1се делает отчеты, как она считает правильным, чтобы всем было приятно, она же за это деньги наконец получает!
И не забывайте главное, что программа рассчитана, на коллективную работу, предполагается, что работать в ней будет несколько человек, вы же не будете объяснять менегеру, почему система не выписывает НДС…
Так вот, вы решили сделать план счетов свой. Наглядный пример из второй открытой базы вам поможет настроить эти счета правильно.
Например, дебиторы внутри страны и за рубежом распределены по двум счетам. А вам то какая разница из какой он страны? Создавайте просто новый счет 62 – Покупатели и Заказчики и для обоих значения указывайте 62. Тем более внутри системы вы и так легко определите, наш покупатель, али иностранный! Здесь только важно, чтобы не было указано определенной валюты.
Просто не ленитесь по шаблону проверять установки, нажимайте на желтую стрелку и откроется информация о счете. которые сделаны для счета, помечен ли он как счет бизнес партнера или как кассовый. В какой глобальной категории он находится в активах или обязательствах или еще где, обязательно старайтесь соблюдать эти установки. Если в демо базе поля пустые, то вы тоже не геморойтесь, не заполняйте, потом когда в системе освоитесь – заполните.
И помните обязательно проследите чтобы в ваших счетах были заполнены все поля так же как и в демо базе. Там четыре вкладки и все обязательно заполняйте… Если поля пустые не трогайте, для начальной работы это не важно.
И не забывайте упрощать. Тоесть если несколько счетов по разным налогам, то создавайте один счет налоги и указывайте его. Если не уверены, то сделайте вначале для проверки похожий на исходник, когда врубитесь, измените.
После этого заходите в систему и поэкспериментируйте, создайте клиента, потом продажу и отгрузку, посмотрите движение денег по плану счетов. Если все нормально работает, продолжайте дальше эксперименты, если нет, то ищите где вы что то неправильно указали.
Есть еще 3 места где необходимо указать счета по умолчанию…
1. Администрирование – Справочники – Налог – Типы налогов
2. Администрирование – Справочники – Запасы – Группы товаров
3. Администрирование – Справочники – Запасы – Склады
С налогами разберитесь как и с предыдущим вариантом, посмотрите как в демо базе указано, похоже и сделайте….
Последние 2 по умолчанию берут данные из основной формы счетов по умолчанию из 4-й вкладки. Просто когда база создается, там по умолчанию создается группа для товаров и склад, так как счетов нету никаких в основной форме, то она естественно пустая и потом при создании документов пользователь просто этого не знает, он думает, что все заполнил, но система не может их найти. Поэтому наилучший вариант, это создать новый склад или группу товаров, а эту удалить. Только обязательно надо в некоторых формах изменить склад по умолчанию. Где ищите сами, там не так много настроек, разобраться я думаю будет не трудно!
Я хотел немного по другому принципу построить эту тему, но не получилось, поэтому образовалася еще один важный вопрос между 2 и 3 темой понимания учет бизнеса в этой системе, скажем так. Я ее сделаю наверное, но немного позже, может через неделю или чуть позже, очень много времени вся эта ерунда занимает.
Комментариев нет:
Отправить комментарий