Вот думал, что в той теме смогу закончить про счета, но не получилось, приходится создавать еще, чтобы объяснить как их использовать в повседневной деятельности.
Предупреждение кстати вначале! Тут ходит, какая то книжонка некоего Елошкина, про сап, ну так вот, мой совет, категорически не читать! Абсолютно бестолковая книжка, информации ноль, одна рекламная информация, больше ничего!
Так что время зря не тратьте и не засоряйте мозги!
Так вот, для упрощения задачи понимания, я предлагаю придумать какую нить организацию для примера, автоматизацией которой мы и займемся. Не особо вдаваясь в глубочайшие размышления, для примера возьмем маленький такой колбасный заводик! Почему колбасный? Да фиг его знает, колбасу люблю. Есть, конечно, знакомые, у которых есть колбасное производство, но тонкостей я не знаю, не было нужды влезать.
Поэтому мы спокойно начнем фантазировать и оперировать понятиями, которые должны быть понятны любому человеку, который занимается бизнесом. Заодно мы имеем сразу несколько процессов, учет которых мы постараемся автоматизировать. Производство, закупки, продажи.
Вначале для понимания. Многие владельцы бизнеса, когда сталкиваются с подобными системами, начинают требовать чтобы им за 5 секунд объяснили, а как мне сделать продажу, как закупку, как это, как то. Понятно, что это не трудно объяснить, но человек сидит и размышляет, блин – вот это как-то неудобно, тут одно дублирует другое, а тут это не удобно, тут то неудобно.
Просто здесь идет элементарное непонимание, что если вы занимаетесь бизнесом, то на самом деле, даже если вы его делаете один, предполагается, что вы в одном лице олицетворяете в себе, пусть малюсенькое, но предприятие.
То есть, когда вы производите закупку материала, для своей продукции, вы менеджер по закупкам, когда вы производите продажу, вы менеджер по продажам, когда заводите информацию о платежах, то вы бухгалтер. Если вы своими руками изготавливаете продукцию и планируете производство, то вы в этот момент становитесь начальником производства ну и так далее.
Так вот, когда ваша фирма набирает обороты, и денег достаточно, вы нанимаете бухгалтера, который начинает заниматься только финансами и его совершенно не волнует производство или закупки, его задача контролировать движение денег, чтобы все было оформлено в соответствии с законом, поэтому он в системе начинает работать только в модуле финансов.
Тоже касается продаж и производства. Производство увеличивается, нанимается начальник производства, который в итоге и рулит этой частью бизнеса и работает только в соответствующих модулях. То есть не забывайте система рассчитана на предприятие, на котором работает несколько человек минимум! В котором существуют несколько подразделений именно поэтому и идет разделение на модули!
Теперь от теории к практике.
Когда вы лично, на заре становления своего бизнеса производством занимались лично. То вы знали, что в месяц вы например делали 100 кг. колбасы. И для того чтобы сделать эти 100 кг. требовался тех инвентарь. Ну, например: 2 мешалки, 2 тазика ну и пара щеток. Когда вы лично контролируете это все, вы знаете, что стоимость этого добра составляет 100 рублей.
Когда производство увеличилось и выпускается колбасы не 100 кило, а например тонна и для этого дела нанят начальник производства. То соответственно, оборудования для производства требуется в 10 раз больше! То есть затраты возрастают до 1000 рублей. И вы это знаете и учитываете в себестоимости продукции. И у вас есть несколько вариантов контроля за этим оборудованием,
1. Вариант. – количество. То есть вы знаете, что должно быть 10 щеток и не колышет! Ну, вы и следите за этим. При этом, постоянный поставщик этих щеток оборзел и стал поставлять щетки очень плохого качества и если раньше одной щетки хватало на месяц, то теперь ее хватает на 2 недели, волос быстро выпадает. Но вас то, это не колышет, 10 щеток и точка. При этом из-за того, что щетки хватает всего на 2 недели, уборка рабочего места стала занимать больше времени, ну скажем на 30%, значит, сокращается производство, колбасы выпускается меньше. Но вы-то это не сразу замечаете, у вас, же все правильно, 10 щеток!
Именно поэтому львиная доля предприятий предпочитает учет финансовый.
2 вариант. Вы по деньгам видите, что если в предыдущем месяце по счету учитывающий выпуск продукции в предыдущем месяце выпускалось тонна колбасы, в деньгах это выглядит как миллион рублей, то в этом месяце, почему то 980 тысяч всего. То есть непорядок! Вот тогда образно вы идете в модуль производство, вызываете начальника производства и начинаете разбираться, в чем дело… Ага щетки говно! Меняем поставщиков, и картинка к следующему месяцу в деньгах меняется! На нормальную. Надеюсь просто и понятно изложил…
Возможен другой вариант. Смотрите вы на счета, все нормально, только вот сюрприз. Если в предыдущем месяце на производство было потрачено 1000 рубликов, то в этом месяце на 500 рублей меньше… В чем дело, что за подарок? Идете разбираться, а оказывается начальник производства, купил какие-то штуки, похожие на щетки, которые стоят дешевле даже обычных щеток, убирают лучше. Вы ну ты молодец, на тебе 200 рубликов премии за то, что молодец. А что не жалко, все равно прибыли еще 300 осталось… ))) Берете и повышаете например его в должности, если такой молодец! Глядишь он еще где то наэкономит и принесет еще больше прибыли и по суммам вам это очень хорошо видно!
Так вот, возвращаемся к нашему колбасному заводику…
Вообщем он находится пусть в 50 километрах от города Москвы, производство находится в каком ни будь отдельно стоящем здании 500 метров. У него 3 владельца Петя, Вася ну и Иванушка – дурачек!
Создаем план счетов для него есно вначале…
То есть как я описывал в предыдущем посте, открываю второе окно с системой для примера. И там и там заходим в счета по умолчанию!
Создаем план счетов для него есно вначале…
То есть как я описывал в предыдущем посте, открываю второе окно с системой для примера. И там и там заходим в счета по умолчанию!
Первое что видим, это кнопка контрольные счета заказчика, нажимаем…
Дебиторская задолженность по авансовым платежам. Видим номер и название счета. Нажимаем на желтую стрелку и получаем более подробную информацию по счету.
То есть, это аналитический счет. Что такое авансы думаю все знают - предварительный платеж. Он находится внутри синтетического счета (категории) - авансы полученные. Сам этот синтетический счет находится еще в одной категории расчеты с покупателями и заказчиками, а те соответственно в расчетах с дебиторами. Ну и как окончательный и главный вывод, судя по ящику справа, это активы. Ну и конечно самая главная деталь, что стоит пометка, галочка, что это счет бизнес партнера! Посмотрите в левый нижний угол!
Значит, у нас появляется задача создать похожий счет в нашей девственно чистой форме счетов по умолчанию. Здесь можно поступить 2-мя способами. Ставите мышку в поле появляется значок, нажав на который можно вызвать список счетов, он конечно пустой, но внизу есть кнопочка «Новый», и открывается план счетов. То есть можно начинать заводить
Здесь опять небольшое отступление, я так с лету рекомендую, потому что мне легко, я знаю как саму систему, так и вообще принципы создания структуры счетов в разных ERP. Но вы все-таки обязательно откройте план счетов предварительно и обязательно обратите внимание на глобальные категории. То есть зайдите вот сюда:
Администрирование - Справочники - финансы - Редактировать план счетов.
В появившемся окне "Выбрать все" ну и "Ок"
Перед вами откроются тогда все счета в системе, без ящиков справа.
И я бы рекомендовал обратить особое внимание на ключевые категории. В принципе, если учет вы хотите вести только для себя и хотите чтобы ваша бухгалтерия была как можно запутанней для посторонних, то тогда не обращайте на это никакого внимания. Но если у вас есть желание делится информацией с бухгалтером или вдруг вы решите привлечь инвестора, соблюдая глобальные категории, вам будет намного проще донести до них информацию.
Ну еще это очень актуально, если вы хотите вести учет своего бизнеса за границей или живете в другой стране и хотите соблюдать законодательство по финансам этой страны.
Поэтому в этом случае глобальные категории вести предварительно, можно и процессе занесения новых счетов из формы по умолчанию. Но лучше предварительно:
И главное соблюдайте категории, это в будущем еще важно для различных отчетов.
Возвращаемся к нашему колбасному заводику.
Наша задача не усложнять жисть а упрощать. Поэтому не будем создавать синтетические счета, а сразу же создадим понятный нам счет – авансы от покупателей. Номер мы выберем такой 6-01. В примере в плане счетов там 2 авансы в рублях и в валюте в синтетической категории. Нам то какая разница? Все равно сап если что, в валюте, все пересчитывает туда и обратно без проблем, да и нет особой международной деятельности, так что пусть будет счет один!
Следующий счет, задолженность покупателей, ну это понятно, так замысловато обозначены долги наших клиентов. Если посмотреть в черновике, там еще 5 определений, но нам это все по барабану, должен и все! Поэтому тоже пусть будет один счет! Следим чтобы был ящик "Активы", стрелкой выделяем расчеты с клиентами и нажимаем вот этот значок
На панели инструментов. 
Закрываем это окошко снова возвращаемся к основной таблице счета по умолчанию.
И начинаем заполнять остальные пустые поля. Дебиторы, если кто не знает, это плательщики нам. Создаем счет 6-01 – Расчеты с покупателями и заказчиками. О следующий тоже, но за рубежом… Не будем усложнять себе жисть, пусть тоже учитываются на счете 6-01, опять же нам какая разница? Откуда покупатель, лишь бы деньги платил!
Еще малюсенькое отступление.
Код присутствует практически в любом месте системы, не забываем, что это гора таблиц. И поэтому во многих местах, значения удобней выбирать по коду. Так как счета используется во многих местах при работе, отчетах. Поэтому удобней создать этакое разграничение цифровое. Например вы знаете, что денежные счета у вас начинаются на 5, значит вы и будете там искать, при этом вы легко можете добавлять любое количество счетов, просто добавляете 5-02, 5-02. Если вы еще хотите учесть ваши секретные счета по миру, то даете им код 5-600, 5-601, ну и так далее, когда начнете работать в системе, насколько это важно и упрощает очень многие моменты поиска и отчетов.
Продолжаем настройку. Следующий счет касса. Ну, тут просто, создаем новый счет 5-01. Только не забываем обращать внимание, что у этого счета есть пометка, что это счет денежных средств!
Если у вас возникает ошибка, вы создаете счет, а в итоге он не вставляется в поле, то скорей всего вы ошиблись именно в атрибутах. Либо создали его не в активах, либо не сделали пометку, что он финансовый!
Курсовые разницы, видно, что счет находится в категории - финансовые результаты. Значит, при создании нового счета с правой стороны выбираем ящик финансовые результаты и создаем там новый счет 95-90 – Курсовые разницы. Следующее поле отрицательные, предыдущее положительные, нам не охота возится сейчас, рубль стабильный, поэтому пусть учитывается все на одном счете 95-90.
Дальше идет выручка. В этой версии сам сап не стал возится и все эти позиции распихал на один счет. Поэтому тоже без геморроя создаем счет 90-01 в финансовых результатах и везде его указываем.
После этого переходим на вкладку налоги выбираем налог. Видим что там тоже есть счет, не охота конечно, но ничего не поделаешь! Смотрим где он у нас расположен в плане счетов, ага в Обязательствах, ну и создаем налоги – Отстроченные налоги!
После этого переходим на вкладку «Закупки» и повторяем наши мучения, только теперь уже для поставщиков. Там в кнопочке будет лишний пункт – расчеты по закупкам необоротных активов, помним, что не заворачиваемся, у создаем счет 7-00 - Расчеты с поставщиками и везде его пихаем.
Там еще появится расчетный счет, ну тоже просто в активах 5-20 – Счет в банке, не забываем про галочку финансовых средств.
3 вкладка в примере пустая, отлично, меньше возни. Переходим к 4-й – Запасы! Мдя… Вот там налеплено то… Ну ничего не поделаешь… ERP однако…
Счет запасов, думаю, вас это в ступор не вело, это же так заумно назван склад. Так что по простому 4-00 – Товары. И все в таком же стиле дальше продолжайте!
Я конечно множко шучу, в названии счетов и их заполнении. К этому естественно надо подходить ответственно. Например денежные счета положить в синтетический счет. Выручку с себестоимостью тоже. Но мне не охота возится, поэтому я простенько. Да и вы в период освоения быстрее освоите программу. Я все равно рецептов всех не дам, только суть, а так вы можете смело экспериментировать, что если вы попытаетесь, что то учесть так, где это на счете отразится, и быстренько вникните в суть.
И в самом сапе очень много всяких фишек, функций, например для редактирования плана счетов там есть несколько вариантов, счета можно переносить из одной глобальной категории в другую, еще много чего, но это все есть в хелпе, поэтому с этим разбирайтесь сами.
Вот что в итоге у меня получилось:
Тут как видите всего 23 счета! Если рядом с вами счас какой нить доктор эконом наук, он, наверное, в глубоком обмороке. Но вы не обращайте внимания, нам надо деньги зарабатывать и ERP поду нужды фирмы настраивать!
Более того, немного опущусь еще ниже! Для примера возьму домашнюю бухгалтерию! То есть если вы посмотрите на эти счета, то в таком количестве, это близко к домашней бухии, кроме одного отличия, здесь появились клиенты и поставщики. А все остальное тоже самое.
То есть вы заводите денежные счета. Например – счет 1(банковская карточка), счет 2 наличные. Здесь у нас просто Счет в банке(карточка), наличные(касса). Есть отдельные категории – личное имущество, где вы учитываете телевизор, квартиру. Надеюсь вы улавливаете мысль?
И если вы например решили купить пылесос. Вы в домашней бухгалтерии пишите, что вы со счета касса взяли 500 рублей и купили пылесос и учли это в имуществе пометив эти расходы в категории покупка домашней техники.
Здесь эта операция будет выглядеть почти так же, вы с банковского счета сняли деньги купили пылесос и положили его на склад. Категорию вы выбрали из финансовых результатов. Отличие только в том, что появилось еще одно определение – поставщик этого пылесоса. А так все очень похоже.
Вот так это операция была произведена в бухгалтерии. С денежного счета ушло 5 тысяч, налоги пока не рассматриваем и ушли они поставщику Магазин Электроники.
Тут пока непонятно, а где пылесос? Просто в бухгалтерии автоматически создалась еще одна проводка, которая поместила этот пылесос на склад, а склад у нас счет 4-00.
И теперь, если посмотреть состояние счета 4-00 товары, то там 4 237.29 рубликов, ну а в счете 5-01, дела конечно похуже, там минус 5 000 рубликов.
Но, думаю вам понятно, что это похоже на домашний учет, чуть посложней конечно, но похоже.
И вот здесь очень важный момент, который вы должны зарубить себе на попе, именно там, потому что это очень важно!
Мне очень часто приходится беседовать с бухгалтерами и тем более с клиентами которых я прошу выяснить у бухгалтеров некоторые вопросы по учету и вы знаете, они меня не понимают, да чего я от них хочу!? И когда я начинал эту деятельность, я думал, что я тупой как валенок, что не могу понять очень вумных вещей. Но на самом деле, все оказалось намного проще, вначале своей деятельности я не нашел, одной, очень простой истины, до которой пришлось доходить самому. Когда я занимался другим бизнесом, я вообще не понимал что творится в бухгалтерии.
В бухгалтерии, счета, в глобальном плане делятся на несколько категорий.
1. Живые деньги! БАЛАНС!
Если определить это по простому, это все что имеет цену и пусть теоретически, но можно кому ни будь загнать или кинуть и остаться в прибыли. Туда входят все счета которые в сапе находятся в трех первых ящиках: Активы, Обязательства, Капитал и Резервы.
Если взять самый простой вариант - Основные средства.
Вы купили комп, за 1000 рубликов. Он не подходит для изготовления колбасы ну никак, то есть в производстве он не участвует, но на него можно поставит сап и контролировать денежки, то есть продавать его для извлечения прибыли мы тоже не собираемся , то есть штука все-таки нужная в хозяйстве, да и денег стоит.
Тогда мы фиксируем это в необоротных активах. В этом случае на нашем счете "Оборудование для офиса" баланс +1000 рублей. Как бы там не было этот же компьютер можно продать и получить за него денежку.
Другой вариант. У вас работают сотрудники, которые каждый месяц получают зарплату и теоретически, вы за день, до выплаты зарплаты, можете собрать свои вещички, например тот же комп, захватить из сейфа зарплату любимых сотрудников, и улететь навсегда на канары, послав любимым сотрудникам воздушный поцелуй. То есть, пока вы эту зарплату не выплатили она висит балансом на вашем предприятии в качестве необоротного актива.
Еще вариантики, клиент заплатил вам деньги, поставщик поставил вам товар, а вы им фигу показали и на канары. Ндс, пока он не выплачен налоговой, он тоже в кассе лежит, теоретически вы его тоже можете из сейфа взять и на канары.
То есть, если обобщит, все что имеет хоть какую-то ценность, которую вы можете обратить в деньги и свалить на канары это БАЛАНС.
Если совсем примитивно, например Ксения Собчак, в кармане у нее 100 баксов, если она эти бабки, переложит из заднего кармана в передний, то деньги у нее никуда не делись, она их просто переложила, то есть, она их перекинула из одного счета на другой. Она их может даже спрятать в носочек, чтобы поплакаться очередному возлюбленному миллиардеру, мол посмотри в мои кармашки, там даже нет 100 баксов, тот конечно проверит, а что важно проверять кармашек, который поближе к попке! Но даже в этом случае, деньги никуда не делись, опять же они с одного счета перекочевали в другой.
И вот Ксюша решила покушать, заходит она в ресторан и заказывает себе блюдо наикрутейшее - яички аллигатора, выловленного в пруду Абрамовича, политого кровью аборигена, выловленного на рублевке (а что их там много после кризиса бегает!).
И вот ей принесли это блюдо, вы что думаете, 100 баксов тю-тю? А вот и нет, в это время, заходит в ресторан Полонский видит Ксюша сидит, он к ней - "Приветик дорогая", ну и начинают целоваться, в одну щечку вначале, потом в другую, потом в третью, потом по русской традиции минут десять обнимаются, но нам это уже не важно, нас бабки интересуют.
И говорит она Полонскому, дорогой, блин у меня вертолет на баравиху заказан, а я все бабки на еду потратила, а пилоту нечем заплатить, давай ты за меня доешь я тут всего пол яичка скушала. Полонский подумал, ну конечно, я ей дам 100 баксов, доем яички, а она скажет какой я хороший одному премьеру, а тот скажет Альфа-банку чтобы меня не обижали и потом она в самой авторитетной передаче на телевидении "Дом-2", скажет, что моя недвижимость подорожала на 25%, все поверят и мне не придется кушать галстук! О круто, ну конечно лучше кушать яички, чем галстук. Ну и даст ей 100 баксов. Вот видите, кажется, ну все 100 баксов улетели, а вот нет, они хитренько полетели по другим счетам в балансе.
Ну или допустим, ну съела Ксюша эти яички? Вы думаете, ну все конец 100 баксам, а вот и нет, вдруг Ксюше стало плохо и эти яички пошли обратно через рот, у них конечно не такой привлекательный вид, как были до отправки туда, но все-таки они еще здесь в ресторане, на полу.
То есть они были на счету живот и перешли на счет - пол в ресторане. Ксюша в крик, че за фигня, а ну шеф-повара, директора, главного официанта, ну вощем свистать всех ко мне! Ну повозмущалась немного, ресторан конечно после этого закроется на ремонт на пару месяцев, но главное, 100 баксов ей вернут назад.
Ну все, затянули мы эту бодягу, пора заканчивать! Ну поела Ксюша и пошла в туалет, не важно, сколько она там пробыла, но как только она дернула ручку унитаза и пошла вода, вот тут-то этим 100 баксам и пришел конец, только теперь их по настоящему у нас нет!
2. Финансовые результаты.
Здесь постараюсь покороче.
Здесь разберем очень простую ситуацию.
Ксюша Собчак получила зарплату, такую небольшую совсем, например мильон баксов, а что, Ксюша крутая, юбочка у нее далеко не из плюша, да и не одна. И решила проконтролировать на что она ее тратит. Взяла и составила этакий списочек.
Приход 300 $ (10 000 рублей) - зарплата ведущей дома-2.
На карманные расходы от любимого 1 - 500 000 $
На карманные расходы от любимого 2 - 499 700 $
Итого мильон.
Ну и начинает она эти денежки тратить и записывать.
300 000$ на ферари, красно-белую, а что мы теперь работаем на интелектуально-культурном канале, надо соответствовать, этому высокому и почетному уровню.
50 000$ на пару трусиков, вы думаете бред? А вот щас, Ксюша даже чек сохранила, чтобы любимым показать, на какие жертвы она ради них идет, чтобы и в следующем месяце они не забыли про карманные расходы, здесь не важно даже качество и марка, здесь важен тока чек!
649 900$ на вертолет, чтобы успевать на новую работу.
100$ на подарок, на свадьбу Рустаму Солнцеву, которого дернул черт в этом месяце жениться.
И вот смотрит в конце месяца Ксюша на этот списочек и думает, вот блин, многовато я денег на Рустама потратила, так же ведь можно и разориться, надо быть поэкономней, в следующий месяц, на подарки для дибилов из дома 2, не больше 50 баксов надо тратить.
То есть, что у нас произошло в бухгалтерии? Да очень просто, мы просто сосчитали наши финансовые расходы и доходы и получили список - Финансовые результаты. Вот что сделала Ксюша.
3. Забалансовые счета.
Ну здесь все просто.
Мы же знаем что у Ксюши 2 возлюбленных, мы же читаем желтую прессу, а она нам все рассказывает, а вот возлюбленные самой Ксюши, эту прессу не читают, наивные какие, и ничего о существовании друг друга не знают….
И вот, один возлюбленный видит, что у Ксюши появилась ферари за 300 тыс. и вертолет за 700 тыщ, да еще она подарок Роману Солнцеву купила за 100 баксов. И естественно у возлюбленного появляется вопрос - откуда деньги Ксюшь? Он то знает, что вертолеты на улице не валяются. А Ксюша ему, да мне моя бабулька подарила, как узнала, что я устроилась работать на культурный канал, вот и подарила!
Вот вы например читатели, знаете хоть какую нить бабульку Ксюши? Я например нет, у знакомых спросил, они тоже не знают. Но вертолет-то надо на баланс поставить?... Правильно?!... А как? Мы же не можем завести его из кассы, и сделать минус 500 тыщ. баков, вертолет то у нас уже есть, но и понимать откуда он у нас появился тоже хочется. Вот для этого и существуют у нас забалансовые счета. Заводим там счет подарок от бабули и с него учитываем в активах этот вертолет.
Мы вполне можем там завести счет - "нашла на улице", а что есть жены олигархов, которые обладают меньшим интеллектом чем Ксюша, она сама об этом любит рассказывать, которым даже не придумать историю про левую бабулю. Можно, даже добавить счет, "подарки от бывших подчиненных папы", тоже покатит.
Суть в том, что эти счета не участвуют в учете балансов и финансовых результатов, они для отмазок, поэтому они и находятся за балансом, левые, если коротко.
В будущем, мы еще вернемся подробней к этим историям и к глубокоуважаемой Ксюше Собчак в процессе изучения программы, ну а пока перерыв, до следующей части.
Комментариев нет:
Отправить комментарий