SAP Business One #1

Пару лет назад написал я инструкцию для желающих изучить ERP систему для малого бизнеса SAP Business One, ну что то вроде для чайников. Размещена она была на очень известном ресурсе, у которого сейчас начались проблемы, да и начался какой то геморой с картинками, поэтому решил это описание перенести сюда, пусть будет, может кому и пригодится.

Ну вот, кажется, нашел чуток времени, чтобы поделиться некоторыми, так сказать, взглядами и знаниями на SAP B1. Только сразу предупреждаю, я хочу сказать только об очень важных и главных вещах, остальное вам придется додумывать самим, хотя то, о чем я хочу рассказать, это в чем-то база и если она есть, то остальное очень просто!

Небольшое, как я надеюсь, отступление. Я понимаю, что скучновато, но это очень важно!

Если в вашей организации работают агенты по поиску клиентов, то, наверное, приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда успешный агент, после того, как отхватил, по его меркам приличный куш, покупает себе ноутбук…

И вот проходит какое то время, этот агент перестает заниматься продажами, сидит все рабочее время, уткнувшись в ноутбук - а как же, он же ищет программу, которая позволит ему облегчить работу, легко находить заказы, контролировать сделки, автоматизировать отношения с клиентами, ну и тому подобная фигня…

И его понять можно - он купил очень недешевую вещь для работы и, как любой нормальный человек, занимающийся бизнесом, хочет получить от этого отдачу. Ну и вправду - а так получается, что ноут у него используется как печатная машинка и флешка для хранения всяких файлов…

Он пробует одну программу, как будто бы нравится, потом прочитал про другую, которая по описанию намного лучше этой, пробует еще, потом еще и так до бесконечности, ему давно не до работы, все ищет прогу, которая поможет ему вести успешно дела…

Ну конечно, он готов работать, и завтра он обязательно начнет активную деятельность, только вот сегодня он скачает одну программку, которой как раз и не хватало для полного счастья… Ну а если и скачал, и кажется, что все точно программа самое то. Осталось только ее настроить и дело с концом - и вот он неделю-другую читает документацию, производит настройки, а работа как стояла, так и стоит…

Есть еще варианты с руководителями, которые оказывались в подобных ситуациях, но это уж совсем редкие случаи.

Если вы не сталкивались с такими ситуациями, то вам повезло, если вы читаете эту писанину и чувствуете, что некоторые черты, которые я описал, у вас присутствуют в данный момент, так вот знайте, что это обыкновенная компьютерная болезнь!!! Самая натуральная! Только если у подростков, которые вечно сидят и играют, повернуты на играх, потому что их жизненный мир построен вокруг игр, то, естественно, у бизнесменов это повернутость замыкается на бизнес-софт и болезнь развивается, естественно, в этом направлении!

Я не скажу, что это уж совсем страшная вещь - эта болезнь рано или поздно проходит, в этой ситуации единственное, что теряется, так это время, которого впрочем, все равно жаль!

И происходит это по одной, очень простой причине. Из-за незнания! Элементарного незнания, что это такое, как это работает, по какому принципу это работает, ну и так далее…


Когда любой человек начинает заниматься решением вопроса автоматизации бизнеса, причем не важно, сотрудник вы или владелец бизнеса (сисадминов я не имею в виду, в этом материале я совершенно про них не веду разговор). Он начинает общение с организациями, которые внедряют подобные программы, этот человек не совсем понимает, что он сталкивается с обычным консалтингом!!! То есть, на самом деле этот бизнес – внедрение делового ПО, давно стал именно консалтингом!

Что такое по сути любая ERP система? Неважно - Аксапта, Навижен, SAP R3, SAP B1 или любая другая. Это огромная гора таблиц со значениями, которые крутятся на сервере с процедурами SQL, либо МайкрософтSQL, Oracle, DB2 ну и так далее, их на самом деле очень много. О том, что лучше или хуже, вечный спор, типа винды или линукс… По сути, это все одно и тоже! Различие только в оболочке, так называемом GUI (графический интерфейс пользователя), ну и в механизме вывода этой информации в этот GUI, Проще говоря, язык программирования для системы. В остальном, технологически эти системы очень похожи, в том числе и функционально!

Поэтому задача любого поставщика подобных систем - это понравиться покупателю, заключить с ним договор, а уж потом «натягивать» на этого покупателя систему.

Как вообще создавались эти системы: на самом деле их основной принцип и идеология были заложены еще 30 лет назад, до сегодняшнего дня изменились очень мало, основные изменения произошли только в графическом интерфейсе. Все остальное изменилось совсем немного. Разница, опять же повторюсь, только в способе передачи данных в таблицы и на сервер, вот здесь да, черт ногу сломит, но вот сами данные, по сути, технология их обработки почти идентичны, и их очень легко можно достать любой программой. Из аксапты легко перекинуть в R3 из R3 в навижен, из навижена в B1, потому что суть-то одна!

И еще один важный момент во всем этом. Это то, что эти системы создавались для крупных предприятий и можно сказать, они свое развитие получили сверху и потихонечку пошли в низ. В малый бизнес, таща за собой махину функций. Которые очень нужны для крупной организации, в которой совершенно не проблема, если требуется нанять десяток-другой сотрудников, которые тупо будут вбивать нужные данные.

И именно поэтому в этих системах практически невозможно разобраться без специалистов! Потому что на самом деле это всего лишь шаблон для крупного предприятия!

Прибавьте к этому, что многие предприятия которые внедряли у себя эти системы, еще покупают ежегодные обслуживания у фирм-производителей систем. И эти производители даже очень были бы рады переделать какой-то функционал, какой-то убрать совсем, но это невозможно сделать, потому что в их настройку вложено уйма денег покупателей, все это работает и они не горят желанием тратить дополнительные деньги на новые внедрения.

А производители не могут сказать - ну и катитесь подальше, ведь это клиенты, которые ежегодно платят очень хорошие деньги за обновления, вот и приходится выпускать новые версии, в которых учтены новые разработки и остались все старые. Например, Майкрософт, который скупил штук 5 таких систем, обещал к 2008 году объединить все эти системы в одну, но сейчас даже разговор об этом не ведет, потому что это невозможно, проще все по новой сделать…

Но опять же, эти трудности не из-за уникальности технологий или еще какой-нить крути… А именно из-за разной реализации на языке программирования. В этом бизнесе главную стоимость определяет не крутизна технологии! А известность и наличие клиентов, то есть раскрутка. Например, Оракл, несколько лет назад по бешеному скупал, фирмы которые продают ERP, но по сути, он скупал не сами эти фирмы, а их клиентскую базу, которая только за счет обслуживания приносит хорошие деньги и по инерции по мере роста, продолжает закупать ПО у привычного поставщика. И чтобы, не дай бог они не стали покупать SQL сервера, например, у Била!

Вот так коротко и сумбурно про некоторую политическую составляющую, которая стоит за подобными программами.

Теперь я перехожу к самому главному моменту! Незнание которого и приводит к трудностям в общении с подобными прогами!

ЭТО ПЛАН СЧЕТОВ!!!!!!!!
Как я уже говорил, любая подобная система это гора таблиц, но вот сердцем всего, где замыкается вся система, и является план счетов! Для любой организации, любое действие, которое происходит внутри нее - это финансовое действие: либо расход, либо приход. И неважно, как это называется - амортизация, закупка, продажа, больничный или еще как, для организации это финансовое действие, которое должно быть обязательно зафиксировано и фиксация всего этого происходит именно в плане счетов.

Любой, кто сталкивается с подобными системами, в большинстве случаев держит в голове очень простую схему: приход-расход, плюс-минус. И, поставив подобную систему, он это и хочет увидеть и понять. А тут перед ним опять какая-то бухгалтерия.

Вообще, в России очень неадекватное отношение к бухгалтерии - оно и понятно, наша бухгалтерия создана для того, чтобы информацию получало государство, а не владелец бизнеса. Поэтому она дико запутана, огромна и непонятна.

А с учетом постоянно меняющихся законов вообще трендец! Поэтому в ней практически невозможно вести оперативный учет. И поэтому, столкнувшись с программой ERP и увидев в ней план счетов, многие думают - ну вот, опять бухгалтерия… мол надо простую систему – пришло – ушло, было столько-то денег, стало столько-то. Просто и наглядно.

Это, кстати, восприятие не только в нашей стране, но и во всем мире… Например, владельцы Гугла очень долго вели учет в Гуйкине (эта американская прога для учета домашних финансов), и их очень долго не могли уговорить поставить Оракаловскую систему ERP, они просто не понимали зачем, когда все очень просто и понятно в Гуйкене, зачем какой то Оракл, в котором черт ногу сломит!

Поэтому я думаю, что это проблема любого человека, который занимается бизнесом - вначале небольшие объемы, для учета которых хватает простейших записей в таблице ексель, потом рост, нанимается бухгалтер, который в основном дает готовые цифры.

Так и с подобными системами - если денег хватает на полноценное внедрение, то внедренцы настраивают систему так, что владелец бизнеса просто получает информацию в том виде, который ему понятен и который он хочет! Он, конечно, знает о существовании плана счетов, о дебете и кредите, но чтобы ее воспринимать именно в виде плана счетов, это точно вряд ли…

Поэтому если вы двигаетесь в этом направлении, автоматизации бизнеса с помощью ERP, сразу же настройтесь, что вам придется иметь дело с планом счетов. Я вас уверяю, что на самом деле это очень легко, более того, как только вы освоитесь в этом, в конечном итоге воспринимать учет вы будете именно в простых категориях, пришло – ушло. Просто надо не забывать еще один важный момент, что в любом государстве финансовый учет ведется всегда в плане счетов это своеобразный язык общения в мире финансов, знание и понимание которого помогает легко общаться в финансовом мире!

Более того, на западе все-таки большинство мелких предприятий ведут свою бухгалтерию именно через план счетов. Только вот счетов там не тысяча как в нашей бухгалтерии, а 30-50…

Как я уже упоминал, эти системы по умолчанию создавались для крупных предприятий, и основные их настройки по умолчанию, рассчитаны тоже не для маленьких.

На западе малым считается предприятия с оборотом в районе 100 лимонов, ну где то до 500. У нас я думаю, если 50 тыс. оборот, то очень даже неплохо! Ну и якобы они ориентируются на законодательство страны, для которой делается программа. Поэтому по умолчанию, при создании новой базы в сапе ,например, около 800 счетов. Разобраться неподготовленному человеку, в этом практически невозможно! Поэтому самая первая задача при начале знакомства с подобной системой это создать свой план счетов, в котором их будет не 800, а 20 – 30. Если у вас это получится, то понять идеологию и суть учета в подобных системах, вам не составит никакого труда!

Поэтому ниже я размещу 3 поста с подробным описанием следующих функций, которые помогут вам быстро освоить эту программу.
1. Принцип работы программы (ну это коротко, потому что легко).
2. Подробное создание своего плана счетов (здесь постараюсь подробно)
3. Настройка системы под свои нужды с помощью создания своих полей с необходимыми значениями. Ну и приведу пример, как я это делал для моего знакомого владельца агентства недвижимости. (Сразу оговорюсь, что сап он покупал официальные лицензии, просто не платил за внедрение.)

И в конце, столь дико длинного вступления, постараюсь коротко пробежаться еще по нескольким вопросам, которые, на мой взгляд, кажутся важными…

Важная оговорка - при некотором скепсисе, который проскакивает в некоторых местах, я ни в коем случае не имею ввиду, что автоматизация это ерунда или, что она не приносит пользы, это не так! Она на самом деле необходима и важна и при толковом внедрении реально повышает эффективность бизнеса, увеличивает обороты и прибыль и много чего иное. И это на самом деле очень и очень недешевое удовольствие на сегодняшний день!

Есть еще один очень важный вопрос, касающийся технологий. Вот например batuaba спрашивал - может ли соединятся через киску ))). На что я ответил, что он издевается, это на самом деле не серьезный вопрос, потому что у всех подобных систем практически одинаковая начинка SQL, то есть тот же сап - это практически сплошной SQL, просто на него натянут графический интерфейс, который позволяет пользователю комфортно общаться с системой. А, значит, системе доступны все современные технологии! Можно сделать что угодно в рамках SQL! Если может Навижен или Аксапта, то сап тоже может, у всех в основе SQL!

Суть консалтинга заключается именно в автоматизации предприятия. И если, допустим сапу, при автоматизации завода какого-нить, требуется внедрить функционал, которого у него не существует, он находит разработчиков, у которых такой функционал есть, покупает его и легко подсоединяет к своей системе. Например, в B1 они специально не заморачиваются с российской бухгалтерией - это просто не имеет смысла, система сразу станет неудобной и неуклюжей для бизнеса, поэтому проще сделать какой то переходник между 1це, в которую будут отправляться проводки.

То есть все эти системы открыты. Но я, например, советую вообще не связываться с 1с. Вот эта программа, у которой ядро имеет свою структуру, которая создавалась и продолжает поддерживаться с этой идиотской технологией, не из-за того, что она гениальная или еще чего, просто Нурилиев хорошо помнит историю редактора Диалога, этот редактор раньше стоял на любом русском компе, как только появился офис от Била Гейтса, диалог умер моментально!

Поэтому задача 1с дешевой ценой привязать пользователя к своему продукту и чтобы он от него в случае чего быстро не свалил. Но от современного мира никуда не деться, когда существуют технологии интернета, организации становятся крупными, необходимо присобачивать современный функционал, который в итоге отражается на производительности 1с так, что этой проге не хватает производительности, самого мощного современного компа, настолько там все криво накручено и максимально затруднена интеграция с другими технологиями и системами! И в итоге она обходится намного дороже других систем!!!

Самое смешное, что несколько лет назад Нуролиев (владелец 1с) пытался продать всю фирму. Так никто ее не купил! А здесь надо понимать, что основная ценность заключена в огромной доле рынка, которая принадлежит 1с, так никто ее не захотел покупать и именно из-за того, что с этой технологией невозможно ничего сделать, проще и дешевле создать новое!

Ни хрена себе накатал… Лев Толстой отдыхает… Надо закругляться!

И в конце хотел бы упомянуть о других системах. Типа CRM. Многим покупателям и вправду не требуется функционал ERP систем. Им нужна простая система групповой работы, я бы это определил как документооборот. Вот в эту нише и появилась эта CRM, и здесь уже технология SQL не очень подходит, там, где есть жесткое определение для процедур, например, финансовых документов, там она работает идеально, выдерживает любой объем данных.

Но, как только процедуры упрощаются, а документооборот это предполагает, вот здесь он начинает работать кривовато, его реально сложно настроить под гибкий документооборот.

Так вот, если продавцы ERP занимаются консалтингом, то продавцы CRM занимаются продажей идеологии! Вы можете сами походить по сайтам поставщиков ERP там разговор идет именно об автоматизации бизнес процессов, о контроле ну и так далее… На сайтах внедрятелей CRM вы услышите именно об идеологии, о том как надо делать отношения с клиентом. Но блин если к вам придет клиент и сделает крупный заказ… Вы что на прощанье скажете, ему пошел к черту гандон… Я тебя кинул на бабки… Ну или в таком стиле? Я думаю, вряд ли! Вы же понимаете, что после такого этот клиент к вам никогда не придет! И для понимания этой истины вам не требуется внедрение crm идеологии!

Все это связано с тем, что SQL технология требует очень четкого внесения данных. И если для ERP это необходимость, потому что деньги требуют точного учета, то для CRM это очень неочевидно. Поэтому всем очень быстро надоедает заниматься детским садом, заносить кучу промежуточной информации, которая в итоге оказывается никому не нужна!

Вот поэтому, и придумана такая подача как идеология. Но сейчас уже существует море статистики, которая говорит о том, что практически 80% внедрений систем CRM заканчиваются неудачей! То есть напрасно выкинутыми деньгами! На самом деле, эта функция должна быть встроена автоматически в любую ERP, а не впихиваться, как отдельная система. Потому что рано или поздно, если она выжила в организации, все равно приходится ее совмещать с учетными системами…

Поэтому если вы хотите автоматизировать свой бизнес, вам необходимо четко определить, что вам нужно! Если с финансами у вас все в порядке и вас вполне устраивает, что в бухгалтерии бухгалтер работает на 1с, но вы просто хотите наладить групповую работу и учет рутинных действий, телефонные звонки, сбор почты от клиентов, да даже простейший учет заказов. То я лично считаю идеальной в этом плане систему Lotus. Вот она как раз в финансах на сегодняшний день слабовата из-за технологии. То есть вести простейший учет финансов это без проблем, но со сложным, есть там некоторые тонкости… Говорят, что существуют целые бухгалтерии, сделанные на Lotus, но я лично не сталкивался.

Чем мне еще нравится Лотус - это тем, что это практически замкнутая система, то есть внутри нее есть практически все необходимые службы: почта, календарь и т.д. То есть все остальные системы, в своем большинстве требуют дополнительных продуктов для элементарных функций, например для сапа нужен оутлук, он конечно с ним хорошо интегрируется, но все-таки…

И это на сегодняшний день практически единственная система, которая через 15 минут после установки начинает работать с любым количеством пользователей. В ней очень легко настроить удаленный доступ. И самый главный плюс - что без особо сложных настроек можно легко хранить копии базы данных, например, на ноуте и, если придет налоговая или еще кто-то, заберет сервак, то здесь просто включаешь ноут и продолжаешь работать, не надо инсталлировать сервер, делать кучу настроек…

В 2005 году IBM решила Лотус похоронить вообще и продвигать новый продукт ВебШир, с 2005 по 2008 год вообще его не раскручивала и не продвигала, так пользователи системы подняли реальный бунт и потребовали его возврата. Потому что не существует ничего подобного на сегодняшний день! Нет, конечно, любую систему можно настроить близко к функционалу Лотуса, но вот по стоимости и по срокам это будет намного дольше и дороже, намного!


Все я уже заколебался писать, когда времени будет побольше, постараюсь подредактировать этот пост и сделать поменьше.